Jak rozmawiać z sekretarkami i asystentami, by uzyskać kontakt do osób decyzyjnych?

Jak rozmawiać z sekretarkami i asystentami, by uzyskać kontakt do osób decyzyjnych?

Często zdarza się, że gdy dzwonimy do danego klienta (którym jest akurat firma, nie pojedynczy człowiek) z konkretną propozycją słyszymy w słuchawce komunikat: „Niestety nie jestem osobą decyzyjną, dlatego nie mogę przyjąć lub odrzucić tej oferty”. W takiej sytuacji dobrze jest więc skontaktować się z człowiekiem, który mógłby przyjąć naszą ofertę. Jak jednak tego dokonać? Na samym początku warto zastanowić się czy istnieje natychmiastowa konieczność rozmowy z szefem. Warto bowiem uświadomić sobie, że asystenci mogą zdecydowanie więcej, niż wydaje się na pierwszy rzut oka. Przed skontaktowaniem się z szefem warto z pewnością porozmawiać również z nimi.

Sekretarka sojusznikiem?

Tzw. „szef” ma najczęściej milion ważnych spraw na głowie, które w ciągu każdego dnia systematycznie musi doprowadzać do końca, nasz telefon mógłby w związku z tym być nic nieznaczącą rozmową, na którą nie warto tracić czasu, skoro pozostało jeszcze tyle palących kwestii do rozstrzygnięcia. Jednym z podstawowych zadań asystenta jest selekcja osób dzwoniących. To on ma obowiązek stwierdzić z kim warto rozmawiać, a z kim niekoniecznie, to on ma tę moc połączenia z szefem i z całą pewnością robi to z odpowiednim komentarzem.

Nie warto ignorować sekretarek i asystentów. Należy traktować ich jako potencjalnych sojuszników, partnerów (unikamy traktowania „z góry”) i osoby, które doskonale znają się na swojej pracy, a także posiadają bogatą wiedzę na temat realiów i zasad panujących w firmie.

  1. Sekretarka – partner: Okazuj, że zależy ci na rozmowie z nią, a nie tylko na „wydarciu” telefonu do szefa. Pod żadnym pozorem nie ignoruj tej osoby, ponieważ może być wysoce użyteczna.
  2. Sekretarka – ważna osoba: Podkreślaj wartość jej pracy i możliwości. Zapewne nie tak często jest doceniania przez klientów, ponieważ większość z nich traktuje ją jako maleńkie ogniwo korporacyjnej machiny.
  3. Sekretarka – osoba o wysokich kompetencjach: zasięganie informacji u asystentki czy asystenta (nie ukrywajmy, najczęściej ten zawód wykonują jednak kobiety) daje do zrozumienia, że nie traktujemy tej osoby jako nic nieznaczącej płotki, którą należy jak najszybciej pominąć. Dobrze traktowana sekretarka może być dla nas silnym sojusznikiem.

Trzy słowa: uprzejmość, życzliwość, wyrozumiałość

Kontaktując się z klientem, również wtedy, gdy ma on twarz lub głos sekretarki, powinniśmy za wszelką cenę sprawiać pozytywne wrażenie. Żadne grubiaństwo i gburowatość nie wchodzą w grę. Odpowiednim traktowaniem (nie tylko osób decyzyjnych) jesteśmy w stanie zjednać sobie rozmówcę i przygotowujemy grunt do kontaktów z osobami decyzyjnymi. Ci, z którymi kontaktowaliśmy się do tej pory, będą z całą pewnością skłonni szepnąć na nasz temat kilka dobrych słów, a co najważniejsze, nie wyrzucą naszego telefonu do śmietnika już po pierwszej rozmowie.

Przekonać sekretarkę o tym, że warto, by dyrektor lub prezes poświęcił nam swój cenny czas

  1. Wstęp

Początek rozmowy jest raczej schematyczny: przedstawienie się, zaprezentowanie wiedzy o rozmówcy, a także opis korzyści.

  1. Prośba o pomoc

Na kolejnym etapie warto uświadomić sekretarce, że czegoś potrzebujemy, a akurat ona jest osobą, która może skutecznie pomóc w zaspokojeniu naszych oczekiwań, ponieważ posiada wymaganą wiedzę i narzędzia. Jasno wyartykułowana prośba o pomoc nie jest niczym złym, a wręcz przeciwnie.

  1. Uzasadnienie prośby

Samo wyartykułowanie potrzeby to nie wszystko. Konieczne jest również odpowiednie jej umotywowanie. Asystent musi wiedzieć, dlaczego coś jest dla nas tak ważne. Gdy będzie tego świadomy, z pewnością okaże się zdecydowanie bardziej skłonny, a wręcz zobligowany do udzielenia pomocy.

  1. Ponowna prośba

Po dokładnym wyłożeniu oczekiwań dobrze jest jeszcze raz poprosić o pomoc. Jest to zabieg mający na celu podkreślenie bezradności dzwoniącego, który samodzielnie nie jest w stanie uzyskać tego, co jest mu bardzo potrzebne. Sekretarka, która poczuje się panią cudzego losu z dużą dozą prawdopodobieństwa okaże łaskę i pomoże biednemu natrętowi w uzyskaniu od szefa tego, co jest potrzebne.

Gdy asystentka jest odpowiednio poinformowana o naszych zamiarach i czuje, że bez jej interwencji niechybnie zginiemy, na pewno szepnie swojemu zajętemu zwierzchnikowi to i owo na nasz temat, dzięki czemu, gdy już uda nam się z nim skontaktować, nie będziemy musieli od podstaw wykładać, w czym rzecz i po co właściwie do niego dzwonimy.

Moc sekretarek i asystentów jest zdecydowanie większa, niż może się na pierwszy rzut oka wydawać. Są to bowiem osoby, które z prezesem przedsiębiorstwa spędzają niesłychaną ilość czasu i zdążyły zaskarbić sobie jego zaufanie. Mają w związku z tym realną możliwość przekonania go do wielu inicjatyw, na które sam być może by się nie zgodził albo w ogóle nie zaprzątał sobie nimi głowy. Bardzo ważne okazuje się więc budowanie korzystnych relacji z asystentami, ponieważ ich możliwości są całkiem spore, o czym wielu sprzedawców już zdążyło się przekonać.